領先業界的文件管理方案供應商理光﹝香港﹞有限公司於今日舉行之「理光文件管理方案研討會」內，正式宣佈推出其「文件代管服務」(Managed Document Services)，助香港企業客戶優化業務效率和節省運營成本。
面對節省管理費用及提升競爭力的壓力，近日許多首席資訊科技主管和企業決策者對有關「文件代管服務」的議題感到相當興趣，市場上的領導文件管理供應理光，可以提供專業顧問及支援服務，協助企業改善工作流程，從而更有效善用資源。
理光﹝香港﹞有限公司常務董事嚴創基先生於研討會內表示:「我們的目標是幫助客戶實現持續優化。理光可扮演「首席文件主管」 (Chief Document Officer) 的角色，為客戶減輕管理文件的負擔，讓他們能夠專注於發展核心業務。」
理光「文件代管服務」MDS
理光的「文件代管服務」是根據客戶要求而度身訂做的服務，並沒有一個既定的方案。執行時分為四個主要程序，循序漸進地推行，實現企業的業務目標。
四個主要程序包括:-
※ 評估 (Assess)：提供當前打印成本、工作流程及打印設備使用情况的審核報告
※ 設計 (Design)：建議方案，以提高生產力、環保及文件保安，減少總擁有成本
※ 執行 (Implement)：執行計劃，提供員工培訓，實現文件代管服務的好處
※ 管理 (Manage)：實現預計節省的成本和提高長遠生產力，以達至持續改善
首先，會由專業的分析員組成的小組進行全面詳細的評估（如理光文件顧問服務），從而了解企業內一些獨特的文件需要及工作流程。然後提供建議方案和執行計劃，並預測投資回報率。當理光執行該項目及協助管理推行MDS計劃時，客戶亦可以改善及提升生產力。公司可以透過改善打印設備和利用文件解決方案等來達至持續的優化，從而以改善工作流程和效率。
理光「文件代管服務」的優點
1） 減少總擁有成本
使用理光文件代管服務有助揭示隱藏成本、發掘節省開支的機會，大大減少文件輸出及管理的費用。
※ 移除使用量較低的打印設備並集中所有輸出於數部多功能系統上，可有助減低高用量打印設備的營運成本，提高效率
※ 建立員工打印指引及設備的使用限制，減少浪費
※ 追縱打印輸出量，整合企業的成本，並每月以實際打印頁數計算支付費用
※ 網絡掃描方案有效降低郵件、速遞和長途電話的支出
2） 促進環保及可持續發展
從遵守能源節約法規和 回收，理光支持企業可持續發展並走向綠色辦公室。
※ 應用合適的工具和軟件，以減少資源消耗
※ 追縱及報告“碳排放指標”，以支持可持續發展目標
※ 使用理光產品能有助節省能源及符合環保標準
3） 改善業務流程和文件保安
理光文件代管服務能確保打印操作順利進行，機密文件得到妥善保護。客戶只需處理單一的服務協議與及單一的發票，便可以管理所有的設備和打印的要求，節省隱藏成本、管理消耗品所佔用的資源，減省處理不同供應商的發票的時間。
※ 通過@Remote遙距監控打印系統，分析打印數量和工作流程
※ 改善人機比例及發送打印工作到適當的機器
※ 應用保安打印，網絡和設備保安解決方案，以符合法規標準
理光美國公司市場策略副總裁Mark Boelhouwer，於「理光文件管理方案研討會」上分享理光如何協助跨國企業如聯合利華(Unilever)在設計和執行代管服務的成功案例。Mark Boelhouwer解釋:「我們的專業知識可以幫助企業降低成本，改善業務流程，加強信息安全和支持環境的可持續性，理光之所以擁有此優勢，皆因為我們有全球網絡，在世界各地都有實踐經驗。至於理光﹝香港﹞，他們亦有完善的設施和龐大的專業支援隊伍執行MDS。」
外判文件流程和打印設施管理
理光還可以成為企業的外判服務夥伴，幫助企業管理所有文件有關的工序流程和打印中心內的設備。例如，理光﹝香港﹞現正幫助一間香港公共運輸公司管理他們的打印中心設施，使他們能夠更有效運用內部資源。
理光亦有其他服務及方案配合不同需要，例如:
※ 文件顧問服務 (Office Consulting)
※ 文件成本控制方案 (Cost Recovery Solution)
※ 文件掃描服務 (Conversion Service)
※ 數碼文件印刷方案 (Production Printing)
※ 打印設施服務 (Facilities Management)
※ 文件保安方案 (Document Security Solution)
※ 資訊科技服務 (Information Technology Services) 等
理光可根據客戶要求，度身訂造解決方案，提供適當支援以及諮詢，持續優化資源有效管理營運費用。
